Vergabe von Stipendien aus Haushalts- oder Drittmitteln
Die Universität Halle kann nach bestimmten Kriterien Stipendien aus Haushalts- und Drittmitteln vergeben. Grundlage hierfür ist die Allgemeine Stipendienrichtlinie vom 16.07.2024.
Auf dieser Seite beschreiben wir die Bedingungen und den Verfahrensablauf und stellen die nötigen Dokumente zur Verfügung.
Ausgangspunkt: Beabsichtigte Ausschreibung eines Stipendiums durch eine Fakultät bzw. ein Institut
- Das Begehren, ein Stipendium auszuschreiben, muss auf einem mit Ziel definierten Programm/Projekt gründen und es bedarf einer/eines Verantwortlichen.
- Details zu Status, Nebentätigkeiten und Steuerpflicht beschreibt ein Verfahrensleitfaden. Bedacht werden dürfen gemäß Richtlinie zum Beispiel nur Personen, die nicht im gleichen Sachzusammenhang bereits von der Universität beschäftigt werden (z. B. als Hilfskraft).
Drei Finanzierungsquellen = drei Bearbeitungswege
Unterschieden wird zwischen diesen Formen:
- Finanzierung aus zugesagten Drittmitteln für Forschung und Transfer > Abwicklung und Auszahlung über Abteilung 6
- Finanzierung aus zugesagten Drittmitteln (internationale Mobilitätsförderung und Capacity Building) > Abwicklung und Auszahlung über das International Office
- Finanzierung über Haushaltsmittel angestrebt > Prüfung durch Abteilung 2 > Kontakt: Peter Weniger > Abstimmung mit dem Rektorat > bei Zusage: Abwicklung und Auszahlung über Abteilung 1 > Kontakt: Heike Schmidt
Besonderheiten bei der Drittmittel-Finanzierung
- Drittmittelgeber haben häufig ein eigenes Regelwerk für die Stipendienvergabe. Diese Vorgaben haben Vorrang. Die Stipendienrichtlinie gilt in solchen Fällen nur für etwaige nicht geregelte Punkte, sozusagen als Lückenschluss.
- Daraus folgt: Für bereits umfänglich beschriebene Verfahren (z. B. Deutschlandstipendium und Graduiertenstipendium) gilt diese Richtlinie nicht.
- Treffen Drittmittelgeber dagegen nur allgemeine Aussagen zur Zweckbindung, gelten die Regelungen der Richtlinie in vollem Umfang.
Besonderheiten bei der Finanzierung aus Haushaltsmitteln
- Es gibt kein eigenes Budget für die Finanzierung von Stipendien. Daher sind Einzelfallprüfungen erforderlich, in die auch das Rektorat eingebunden wird.
- Dafür nötig ist – mit mindestens 8 Wochen Vorlauf zur geplanten Stipendienausschreibung – ein formloser Antrag an Abteilung 2 (Finanzen) mit Angaben zur Gesamthöhe der vorgesehenen Haushaltsmittel, zum Vergabezweck und zum Auswahlgremium. Beizulegen ist der geplante Ausschreibungstext.
- Im Falle einer erfolgreichen Vorprüfung erfolgt eine Mittelzuweisung an Abteilung 1, Referat 1.3 als auszahlende Stelle. Nach Information an alle Beteiligten kann die Ausschreibung erfolgen.
Verfahrensablauf
Ein Verfahrensleitfaden beschreibt die Bedingungen und Abläufe auf dem Weg zur erfolgreichen Vergabe. Die wichtigsten Meilensteine daraus:
- [bei Vergabe aus Haushaltsmitteln] Anfrage über Finanzabteilung wie oben beschrieben
- mindestens fakultätsweite Stipendienausschreibung
- Entscheidung durch ein Auswahlgremium mit Dokumentation von Prozess und Vergabe
- Vorbereitung eines Stipendienvertrags (ausfüllbare Version folgt zeitnah) in dreifacher Ausfertigung und Weiterleitung an die zuständige mittelverwaltende Stelle (siehe oben)
- Auszahlung im vorgesehenen Rahmen
Des Weiteren beschreibt der Leitfaden den Umgang mit Änderungsanzeigen, Kündigungen und Optionen wie Unterbrechung oder Verlängerung.